CRM für Einzelunternehmer: ab wann es sich lohnt und was es kosten darf

CRM klingt nach Konzern und Vertriebsabteilung. Für einen Ein-Personen-Betrieb ist es etwas viel Schlichteres: eine Stelle, an der jede Anfrage liegt, mit dem Datum, der Herkunft und dem nächsten Schritt.

Ob du dafür Software brauchst, hängt nicht an der Zahl deiner Kunden, sondern an der Zahl der Dinge, die gleichzeitig offen sind.

Der Punkt, an dem die Liste kippt

Solange du drei Vorgänge parallel hast, brauchst du kein System, dann bist du das System. Die Grenze liegt erfahrungsgemäß dort, wo zwei Dinge zusammenkommen: mehr als etwa zehn offene Vorgänge und Anfragen aus mehreren Kanälen.

Fünf Anzeichen, dass du die Grenze überschritten hast:

• Du überlegst beim Autofahren, ob du dem Kunden aus der Vorwoche das Angebot geschickt hast
• Du suchst eine Telefonnummer in WhatsApp, weil du nicht mehr weißt, über welchen Weg die Anfrage kam
• Du hast zwei Angebote offen und weißt nicht, wann du zuletzt nachgefasst hast
• Jemand fragt, ob ihr letztes Jahr schon zusammengearbeitet habt, und du bist unsicher
• Du kannst nicht sagen, wie viele Anfragen du im letzten Monat hattest

Der vierte und fünfte Punkt sind die teuren. Wer nicht weiß, wie viele Anfragen hereinkommen, kann nicht erkennen, ob eine Maßnahme etwas gebracht hat.

Was ein CRM in einem kleinen Betrieb wirklich tut

Vergiss Vertriebstrichter, Wahrscheinlichkeitsprognosen und Umsatzberichte. Für dich sind vier Funktionen relevant.

Erstens: Jede Anfrage wird zu einem Eintrag. Automatisch, direkt aus dem Formular, mit Quelle und Zeitstempel. Das ist der eigentliche Gewinn, weil ab diesem Moment nichts mehr nur in einem Postfach liegt.

Zweitens: Jeder Eintrag hat einen Status. Neu, im Gespräch, Angebot draußen, gewonnen, verloren. Fünf Zustände reichen. Wer mit fünfzehn anfängt, pflegt nach vier Wochen keinen mehr.

Drittens: Jeder offene Vorgang hat ein Datum. Was am Donnerstag ansteht, erscheint am Donnerstag. Nicht dein Gedächtnis erinnert, sondern die Liste.

Viertens: Die automatische Antwort hängt daran. Bestätigung an den Absender, Terminvorschlag aus dem Kalender, Erinnerung, wenn nichts zurückkommt. Das ist der Teil, der dir tatsächlich Aufträge rettet, weil er in den Minuten arbeitet, in denen du auf der Leiter stehst.

Die Bedeutung dieser Minuten ist gut dokumentiert: Harvard Business Review hat 2011 in einem Audit von 2.241 US-Unternehmen eine durchschnittliche Antwortzeit von 42 Stunden gemessen. Wer innerhalb einer Stunde antwortete, qualifizierte den Kontakt rund siebenmal häufiger als eine Stunde später.

Die Optionen, ehrlich verglichen

Die mittlere Spalte ist die gefährlichste. Eine Tabelle fühlt sich nach Ordnung an, erzeugt aber Arbeit statt sie abzunehmen, und sie wird genau dann nicht gepflegt, wenn viel los ist. Also immer dann, wenn es darauf ankäme.

Was die kostenlosen Stufen 2026 hergeben

Stand September 2026, bitte vor der Entscheidung selbst nachsehen, diese Angaben ändern sich mehrmals im Jahr.

HubSpot ist im kostenlosen Einstieg mit bis zu zwei Nutzern nutzbar, inklusive Kontaktverwaltung, Formularen, einer Vertriebsstrecke und bis zu 2.000 Marketing-Mails im Kalendermonat. Kontakte darfst du im kostenlosen CRM in großer Zahl speichern, begrenzt sind erst die sogenannten Marketing-Kontakte in den Bezahlstufen. Die Grenzen, an die kleine Betriebe zuerst stoßen: das HubSpot-Branding in Formularen und Mails und dass es keine mehrstufigen Automatisierungen gibt, sondern nur eine einfache Folgeaktion am Formular. Ab der Starter-Stufe fällt das Branding weg, der Listenpreis liegt bei etwa 20 Euro je Lizenz und Monat, zeitweise mit Aktionspreisen darunter.

Terminbuchung ist die zweite Hälfte. Cal.com ist für einen Nutzer kostenlos, mit unbegrenzten Terminarten, quelloffen und selbst hostbar, was bei Datenschutzfragen hilft. Die Teamstufe beginnt bei etwa 12 US-Dollar je Nutzer und Monat. Calendly hat eine engere Gratisstufe mit nur einer Terminart, die Standardstufe liegt bei etwa 10 US-Dollar je Platz und Monat.

Für den Start heißt das: die Werkzeuge kosten dich nichts. Was Geld oder Zeit kostet, ist die Verbindung dazwischen.

Datenschutz, kurz und praktisch

Drei Dinge musst du erledigen, egal welches System du wählst:

1. Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Die Anbieter stellen ihn bereit, meist mit zwei Klicks im Konto. Abgeschlossen und abgelegt haben musst du ihn selbst.
2. Das Werkzeug in der Datenschutzerklärung nennen, mit Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer. Eine Datenschutzerklärung, die dein CRM nicht erwähnt, ist falsch.
3. Datentransfer in die USA einordnen, wenn der Anbieter dort sitzt. Das EU-US Data Privacy Framework ist die aktuelle Grundlage, es steht aber politisch unter Druck. Praktischer Umgang: Anbieter mit EU-Hosting bevorzugen, wo es ohne Nachteil geht, und bei US-Anbietern die Zertifizierung dokumentieren.

Dazu eine Regel, die dir später Ärger erspart: sammle nur, was du brauchst. Ein Formular mit Name, Kontaktweg und Anliegen reicht für fast jeden Betrieb. Geburtsdatum, Adresse und Anrede sind selten nötig und erhöhen nur die Zahl der Daten, für die du geradestehst.

Die Einrichtung, in der Reihenfolge, die funktioniert

1. Bestandskunden importieren, damit das System nicht leer wirkt und du eine Basis hast
2. Fünf Status festlegen und aufschreiben, was sie bedeuten
3. Formular der Website anbinden, sodass Anfragen als Kontakt ankommen, nicht als Mail
4. Bestätigungsmail texten, mit Terminlink und einer ehrlichen Angabe, wann du dich meldest
5. Eine einzige Erinnerungsregel einrichten, etwa nach drei Tagen ohne Antwort
6. Zwei Wochen laufen lassen, dann nachjustieren, nicht vorher

Wer diese sechs Punkte selbst umsetzt, braucht realistisch einen bis zwei Arbeitstage, verteilt über zwei Wochen. Wenn du dir das nicht antun willst, mache ich es: CRM-Einrichtung ab 1.490 Euro, Ausbau mit weiteren Automatisierungen 3.290 Euro, laufende Betreuung 290 Euro im Monat. Die Lizenzkosten des CRM zahlst du direkt beim Anbieter, viele Betriebe bleiben dauerhaft im kostenlosen Einstieg.

Der Fehler, den fast alle machen

Das System wird eingeführt und dann nicht benutzt, weil es zu viel kann. Zwanzig Felder, drei Trichter, fünf Berichte, und nach einem Monat pflegt niemand mehr etwas.

Fang so klein an, dass du es an einem schlechten Tag noch schaffst. Ein Kontakt, ein Status, ein Datum. Alles Weitere kommt, wenn du merkst, dass es fehlt, und nicht weil es in einer Vorlage stand.